Verbringen Sie weniger Zeit mit der Erstellung von Reports und mehr Zeit mit der Analyse

Kennen Sie das alte Sprichwort „work smarter, not harder”? Das ist jedoch leichter gesagt als getan. Wie kann Ihr Finanzteam die Arbeitsweise verändern und einen strategischen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen? Wie können Sie Ihren Schwerpunkt von einfachen Aufgaben auf die taktische Ausführung und schließlich von taktischen auf strategische Aktivitäten verlagern?

In den meisten Unternehmen nimmt die Finanz-Reporting übermäßig viel Zeit und Energie in Anspruch. Wenn Sie die richtige Technologie auf die richtige Weise einsetzen, können Sie einen Großteil der mühsamen Arbeit bei der Erstellung von Routineberichten vermeiden. Sie gewinnen wertvolle Zeit, um sich der Analyse zu widmen und Ihre Fähigkeiten und Ihr Fachwissen einzusetzen, um einen geschäftlichen Mehrwert für das Unternehmen zu finden und zu schaffen.

Was ist so schlecht an der derzeitigen Vorgehensweise?

Die Finanzteams von heute verbringen in der Regel zu viel Zeit mit der Erstellung von Berichten für ihre EPM-Daten, anstatt Analysen durchzuführen.

Ein Grund dafür ist die zunehmende Komplexität, denen viele Unternehmen aufgrund ihres Wachstums unterworfen sind. Sehr oft müssen sich Finanzteams mit mehreren Datenquellen herumschlagen. Wenn sie nicht von vornherein Zugang zu den richtigen Daten haben, wird das Reporting zu einem mühsamen Hin und Her zwischen der Finanzabteilung und anderen Abteilungen, um Informationen zu erhalten, sicherzustellen, dass es sich um die richtigen Daten handelt, und sie in die Berichte zu integrieren.

Dies untergräbt das Vertrauen, da es der Organisation an einer definitiv „Single Source of Truth” für Finanzberichte fehlt. Wenn z. B. Vertriebsleiter und Finanzverantwortliche zwei unterschiedliche Umsatzzahlen vorlegen, führt dies zu einem Vertrauensverlust. Führungskräfte verbringen ihre Zeit damit, darüber zu streiten, welche Zahl richtig ist, anstatt Probleme zu lösen und das Unternehmen voranzubringen.

Viele Finanzteams verwenden einfach die falschen Tools. Anstatt sich damit abzumühen, die Daten in das gewünschte Format zu bringen, sollten sie in der Lage sein, die Zahlen zu analysieren, sich auf die Kommunikation mit den Stakeholdern im gesamten Unternehmen zu konzentrieren und klare Aussagen zu den Finanzergebnissen und der Unternehmensstrategie zu treffen.

Der beste Weg, cleverer und nicht mehr zu arbeiten

Für Finanzteams besteht die beste Möglichkeit, cleverer zu arbeiten, in der Umgestaltung der Reporting-Prozesse. In vielen Unternehmen müssen für Finanzberichte immer noch Daten aus einer oder mehreren Datenquellen exportiert, in Tabellen importiert, die resultierenden Daten formatiert, Formeln hinzugefügt oder aktualisiert und die Ergebnisse sorgfältig überprüft werden.

Das ist unglaublich mühsam, und es ist eine wiederholende Aufgabe. Die meisten Finanzteams erstellen (mindestens) monatlich Berichte, so dass der Prozess des Erfassens, Zusammenstellens und Überprüfens der Daten immer wieder wiederholt werden muss. Noch schlimmer ist, dass diese Aufgaben oft mehrfach innerhalb eines einzigen Berichtszyklus wiederholt werden müssen. Wenn jemand in letzter Minute eine Korrekturbuchung vornimmt oder eine Vielzahl von Transaktionen am Monatsende nachträglich bucht, bedeutet dies, dass die Zahlen noch einmal generiert, in Excel übertragen, die Formeln validiert und die Endergebnisse überprüft werden müssen.

Fehler sind praktisch unvermeidlich. Wenn Ihre neuen Quelldaten eine zusätzliche Zeile (oder eine Zeile weniger) als der vorherige Datensatz enthalten, können viele Ihrer Excel-Formeln ungenau werden. Wenn Ihre Tabellenkalkulationen komplex sind und mehrere Verweise in verschiedenen Arbeitsblättern enthalten, steigt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern exponentiell an. Anwender geben gelegentlich manuelle Daten falsch ein, was eine weitere Quelle für Ungenauigkeiten darstellt. Manchmal werden Probleme auch durch ein einfaches Versehen verursacht, z. B. wenn man vergisst, die Datumsangaben über den einzelnen Spalten in der Kopfzeile des Berichts zu ändern.

Berichtsautomatisierung spart Zeit und Geld

Das Geheimnis schneller, einfacher und präziser Finanzberichte liegt in der Automatisierung auf der Grundlage moderner, speziell entwickelter Reporting-Tools mit Echtzeit-Verbindungen zu ERP-Quelldaten. Mit der richtigen Berichtssoftware können Sie auf aktuelle Zahlen zugreifen, indem Sie einfach den Bericht öffnen und die Daten aktualisieren.

Wurde dem Quellsystem kürzlich eine neue Transaktion hinzugefügt, werden diese Daten automatisch in die aktualisierte Version des Reports übernommen. Es gibt kein Kopieren, Einfügen oder akribisches Überprüfen.

Mit der richtigen Reportingsoftware können die Anwender die Ergebnisse leicht nach Geschäftseinheit, Region oder Produkt filtern, indem sie einfach die entsprechende Untergruppe an Daten auswählen. Sie können schnell Spalten ändern, wie z. B. die YTD-Ist-Werte des letzten Jahres im Vergleich zum Vorjahresbudget, Währungsabweichungen oder Prozentsätze.

Mit automatisierten Reports können Finanzteams den Verwaltungsaufwand, der normalerweise mit der Erstellung von Monatsberichten verbunden ist, praktisch eliminieren. Stattdessen liefert ihnen das Berichtstool die Informationen automatisch in der gewünschten Form, vollständig aktualisiert und zu 100 % korrekt.

Echtzeit-Verknüpfungen bedeuten, dass ein Anwender jeden Finanzbericht jederzeit aktualisieren kann, unabhängig davon, wie viele Transaktionen er in letzter Minute in das Quellsystem eingegeben hat.

Automatisiertes Reporting schafft Zeit für Analyse

Indem sie cleverer statt mehr arbeiten, haben Finanzteams die Möglichkeit, eine strategischere Rolle innerhalb ihrer Organisationen zu übernehmen. Durch die Eliminierung geringwertiger Tätigkeiten können sie ihren Schwerpunkt auf die Analyse verlagern. Das bedeutet, potenzielle neue Geschäftsmöglichkeiten zu identifizieren, Wege zu finden, um dem Unternehmen Geld zu sparen, potenzielle Zukunftsszenarien zu analysieren und die Unternehmensleitung in Fragen von strategischer Bedeutung zu beraten.

Dies ist die Essenz der „Work smarter”-Philosophie. Finanzfachleute verfügen per Definition über eine ausgeprägte Fähigkeit, die materiellen Auswirkungen von Unternehmensentscheidungen zu verstehen. Das gelingt ihnen am besten, wenn sie mit Daten ausgestattet sind, einschließlich aktueller Geschäftsergebnisse, und wenn sie über Tools verfügen, die eine leistungsstarke Analyse und Erforschung ihrer Daten ermöglichen.

In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute ist auch das Timing entscheidend. Verzögerte Information ist nicht erhaltene Information. Damit die Führungskräfte eines Unternehmens schnell handeln und auf Chancen und Risiken reagieren können, benötigen sie schnellen Zugang zu genauen Informationen und Analysen.

Kluge Führungskräfte lernen aus den Unsicherheiten der jüngsten Vergangenheit und stellen sicher, dass ihre Organisationen auf Agilität ausgerichtet sind.

Für Finanzteams gehören Berichte und Analysen zu den Kernkompetenzen. Das sollte aber nicht bedeuten, dass sie jeden Monat tagelang mit der Erstellung von Routineberichten beschäftigt sind. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Finanzfachleute ihre Funktion auf eine strategische Ebene heben, ihre Zeit für hochwertige Aufgaben wie Analysen nutzen und einen wichtigen Beitrag zur organisatorischen Agilität leisten.

Mit CXO von insightsoftware kann das Finanzwesen endlich die Kontrolle über das Reporting übernehmen. CXO macht es einfach, Berichte ohne spezielle IT-Kenntnisse zu erstellen. Selbst das Set-up und der Installationsprozess hat nur minimale Auswirkungen auf die IT-Abteilung, und das Finanzteam ist nicht mehr auf technische Ressourcen angewiesen. CXO bietet sofortigen Nutzen, ohne kundenspezifische Kodierung und ohne eine teure Data-Warehouse-Lösung zu benötigen. Um mehr über CXO von insightsoftware zu erfahren, kontaktieren Sie uns für eine kostenlose und unverbindliche Demo.

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